Ufficio, ogni giorno sprechiamo 2 ore e mezzo a causa delle tecnologie obsolete

Ma quanto tempo sprechiamo in ufficio? Tanto, tantissimo secondo la ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp su 6.045 impiegati di nove paesi europei, dalla Germania alla Svezia passando ovviamente per l’Italia. Il problema è l’arretratezza tecnologica, che costa alle aziende più di quanto non riescano a comprendere. Tecnologie obsolete e difficili da usare, ancora presenti in moltissime realtà aziendali, rallentano il flusso di lavoro ostacolando buone performance e bloccando il raggiungimento degli obiettivi. La sentenza dice che perdiamo più di due ore della giornata lavorativa, due e mezzo in Italia.
In cosa, esattamente? 8 minuti e 46 secondi se ne vanno per esempio aspettando che i documenti vengano stampati. 10 minuti e 14 secondi aiutando i colleghi a usare i dispositivi tecnologici. 12 minuti e 51 secondi cercando i documenti nei server aziendali. E ancora, 8 minuti e 51 secondi riavviando o riparando pc e altri apparecchi, 8 minuti e 55 secondi aspettando l’arrivo dei partecipanti alle riunioni, 9 minuti e 35 secondi aiutando i colleghi a usare software come PowerPoint o Word e, capolavoro, 10 minuti e 33 secondi per rifare il lavoro già fatto dai colleghi.
D’altronde, secondo l’indagine svolta per il brand giapponese ora controllato dai taiwanesi di Foxconn, tre impiegati europei su 10 perdono tempo a causa della scarsa connettività a internet. Ma i problemi sono ovviamente più articolati: oltre un quarto ha per esempio dichiarato di sprecare tempo a causa di documenti archiviati con criteri che non consentono una facile condivisione e ricerca (28%), a causa della tecnologia obsoleta e datata (27%) e per via delle persone che non sanno utilizzare stampanti e scanner (26%). Stampanti e scanner, vera bestia nera degli uffici.
L’alfabetizzazione sembra dunque scarsa: quasi un impiegato europeo su 10 ha detto di perdere tempo in ufficio perché non sa usare i software e il 13% lo imputa alla mancanza di alcuni cavi o a collegamenti sbagliati. Audio e videoconferenze sono fra gli eventi più dispendiosi in termini di tempo: il 58% sostiene che i partecipanti arrivino in ritardo ma il 32% racconta problemi di collegamento, spesso dovuti proprio ai colleghi imbranati.
Se le tecnologie fossero aggiornate, il 53% pensa che sarebbe più produttivo, motivato (34%), più creativo (28%). Stringendo sull’Italia, il dato delle perdite di tempo va purtroppo rivisto al rialzo. La somma totale sfiora le due ore e mezzo perché in ogni parametro considerato il tempo sprecato aumenta, con picchi nella ricerca di documenti nei server o nella rete aziendale (12 minuti e 42 secondi), nelle riunioni (11 minuti 22 secondi) e aiutando i colleghi con i programmi base (13 minuti e 33 secondi contro 9 minuti e 35 secondi della media dei nove paesi considerati).
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